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Uno studio recente della Commissione francese per la protezione dei dati (CNIL) fornisce prove empiriche a sostegno del valore economico che la compliance può generare, se affrontata in modo strategico. In particolare, lo studio individua 5 vantaggi derivanti dalla nomina di un Data Protection Officer (DPO), in grado di generare importanti ritorni economici per enti ed imprese.
Lo studio della CNIL
A fine luglio di quest’anno la CNIL - Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, ha pubblicato un report volto ad analizzare e comprendere i vantaggi economici derivanti dalla presenza di un DPO all'interno delle organizzazioni. L'analisi mostra che questa figura può essere molto redditizia: la designazione del DPO non rappresenta solo un adempimento obbligatorio - nei casi previsti - ma anche un vantaggio competitivo sotto diversi profili.
Per generare un ritorno economico, però, è essenziale che alla nomina del Responsabile della Protezione dei Dati si abbinino azioni concrete mirate a garantirne il coinvolgimento e l’integrazione nelle strategie di business aziendali.
Un ruolo talvolta sottovalutato
La designazione di un DPO offre svariati benefici che vanno dalla possibilità di aggiudicarsi gare d'appalto ed incarichi, alla prevenzione di sanzioni e di data breach (violazioni di dati personali), sino alla ottimizzazione e razionalizzazione della gestione dei dati.
I vantaggi individuati dalla CNIL, purtroppo, spesso non sono percepiti dalle organizzazioni che si avvalgono di un DPO. Lo studio evidenzia, infatti, che il 42% delle aziende coinvolte vede la nomina del DPO come un mero obbligo normativo, derivante dall'articolo 37 del GDPR, e quindi come una passività.
In questi casi, le aziende dimostrano di percepire la conformità esclusivamente come un vincolo e tendono, pertanto, a limitare gli investimenti in compliance e formazione del personale. Di conseguenza, i DPO che operano per conto di queste organizzazioni dichiarano di avere delle difficoltà a svolgere le proprie mansioni, di essere poco consultati e scarsamente formati e, più in generale, poco soddisfatti del lavoro svolto.
La conformità come leva competitiva
L'analisi della CNIL dimostra che le aziende che investono maggiormente nella compliance e, quindi, assegnano maggiori risorse ai propri DPO, ne garantiscono il coinvolgimento e l'integrazione nelle strategie di business, riescono a trarne anche un ritorno economico.
Queste aziende, che rappresentano il 58% delle organizzazioni coinvolte nello studio, percepiscono la conformità come una leva competitiva, piuttosto che come un mero costo. Pertanto, garantiscono ai DPO maggior tempo da dedicare alla loro funzione e condizioni migliori per garantire la piena conformità dell'azienda, il che riduce la probabilità di essere sanzionati e assicura un ritorno dell'investimento, sotto molteplici punti di vista.
Quale ritorno economico? I vantaggi da considerare
La CNIL individua, in particolare, cinque benefici derivanti dalla designazione di un DPO.
1. Il vantaggio di evitare sanzioni
Attraverso il suo ruolo di informazione, sensibilizzazione, consulenza e controllo, il DPO contribuisce a prevenire il rischio di sanzioni aiutando le organizzazioni a conformarsi alla normativa e ad adempiere ai propri obblighi. Il DPO, inoltre, funge da punto di contatto con l'autorità di controllo in caso di ispezioni e con gli interessati in caso di istanze privacy.
Dai dati raccolti nel corso dello studio si evince che le aziende caratterizzate da un modello di business basato - in tutto o in parte - sui dati, percepiscono maggiormente l'importanza di evitare sanzioni. Questo in quanto, come è noto, al costo di una ammenda pecuniaria, si sommano le ripercussioni economiche derivanti dalla perdita di reputazione aziendale. Peraltro, una sanzione pubblica, oltre a minare la reputazione dell'azienda e l'immagine della stessa di fronte ad utenti e consumatori, può determinare anche svantaggi al momento di ottenere finanziamenti o di aggiudicarsi bandi e incarichi lavorativi.
2. Il vantaggio della compliance nelle gare d’appalto, in concorsi e bandi
Sempre più spesso, nell'ambito di gare d'appalto, concorsi, bandi e, più in generale, nella fase preliminare all'affidamento di incarichi professionali a terze parti, viene assegnato un punteggio alla compliance dei partecipanti. La conformità si abbina necessariamente alle garanzie in materia di misure di sicurezza implementate e rappresenta un criterio di scelta decisivo. La presenza di un DPO è determinante, in quanto testimonia l'attenzione dell'organizzazione in termini di conformità e, quindi, di sicurezza e affidabilità.
Lo studio, inoltre, sottolinea anche l’importanza del ruolo del Responsabile della Protezione dei Dati per il committente. Il DPO, infatti, può fungere da prezioso interlocutore legale, sia rispetto alle verifiche della documentazione relativa ai trattamenti affidati a terze parti, sia nella redazione di clausole di appalto e subappalto, sia in considerazione del suo ruolo consultivo, etc.
3. Il vantaggio di evitare perdite di dati
La CNIL riporta alcuni dati tratti da un recente rapporto di IBM: secondo l'azienda statunitense, nel 2024 il costo medio delle violazioni dei dati personali negli Stati Uniti, è stato pari a 5 milioni di dollari, con un incremento netto del 10% rispetto al 2023. Come per le sanzioni, anche in questo caso al danno economico diretto si abbinano le ripercussioni all'immagine aziendale.
Il DPO riveste un ruolo fondamentale nella prevenzione dei data breach, attraverso controlli e audit volti a verificare l'efficacia delle misure di sicurezza implementate dall'organizzazione. Al tempo stesso, il Responsabile della Protezione dei Dati, se adeguatamente coinvolto, partecipa allo sviluppo della politica di sicurezza aziendale e organizza azioni concrete volte a sensibilizzare e formare il personale (in un contesto, quello della cybersecurity, in cui il fattore umano risulta decisivo).
4. Il vantaggio di semplificare la gestione dei dati
Fra i compiti del DPO vi rientra anche la sorveglianza sul rispetto del GDPR e dei suoi principi fondamentali. Fra questi, la limitazione delle finalità, la minimizzazione dei dati e la limitazione della conservazione, impattano in maniera determinante sulle politiche attuate dall'azienda per la gestione dei dati.
In tale contesto, l'applicazione concreta dei principi può portare a significativi vantaggi economici per le aziende. Pensiamo, ad esempio:
- al risparmio in spazio di archiviazione (una quantità minore di dati, conservati per un tempo limitato, libera spazio sui server e abbatte i costi in energia);
- al miglioramento della sicurezza informatica (il presidio, la verifica e la limitazione dei sistemi di archiviazione impiegati abbatte il rischio che le minacce informatiche si concretizzino e riduce drasticamente le superfici di attacco potenzialmente sfruttate da criminali informatici);
- all’ottimizzazione in termini di gestione degli asset e dei database (il DPO può aiutare a centralizzare le informazioni raccolte, evitando o limitando sistemi inutilmente ridondanti);
- all’ottimizzazione in termini di organizzazione del patrimonio informativo aziendale.
5. Il vantaggio in termini di governance e ambiente
Ultimo ma non meno importante, il vantaggio per le aziende che percepiscono la regolamentazione come un'opportunità e che abbracciano il modello di business della responsabilità sociale d’impresa o “Corporate Social Responsibility” (CSR). Questo modello consente alle organizzazioni di mostrare ai propri stakeholder le azioni intraprese in termini di sostenibilità a livello ambientale, sociale e di governance, attraverso appositi bilanci o report “ESG” (Environmental, Social and Corporate Governance).
Per le organizzazioni che adottano la rendicontazione di sostenibilità, la presenza di un DPO è un elemento essenziale da riportare. Dalla nomina del Responsabile della Protezione dei Dati, come abbiamo visto, derivano benefici anche in termini di risparmio energetico sulle risorse impiegate (database, asset, strumenti, etc.), nonché benefici in termini di governance e sicurezza dei dati.
Come trarre valore economico dalla nomina del DPO?
La conformità normativa può tradursi in un vantaggio competitivo ed economico qualora venga concepita e valorizzata come componente strutturale del modello di business aziendale. Solo in questo modo l’investimento effettuato in termini di adeguamento può trasformarsi da mero costo a vero e proprio asset immateriale suscettibile di generare ritorni economici.
In quest'ottica, la nomina di un DPO (anche su base volontaria), può rappresentare un'azione strategica fondamentale per integrare la compliance nel proprio modello di business e, quindi, per trarne valore economico. Al tempo stesso è necessario assicurarsi che:
- il DPO partecipi alle riunioni del comitato esecutivo dell'organizzazione, al fine di assicurare l’allineamento della compliance alla strategia complessiva dell’impresa;
- vengano intraprese azioni al fine di promuovere la cultura della compliance presso le diverse aree aziendali, affinché il DPO venga percepito come soggetto idoneo a generare valore;
- il DPO sia sempre adeguatamente coinvolto, verificando ed eventualmente ottimizzando il suo posizionamento nell'organigramma aziendale (affinché possa agevolmente interfacciarsi con i vertici dell'organizzazione);
- la conformità al GDPR sia integrata con la strategia di responsabilità sociale d’impresa (CSR) e con la strategia di sicurezza dei sistemi informativi (ISS), così da favorire una pianificazione ed una governance aziendale coerenti ed in grado di generare valore.
Dall'entrata in vigore del GDPR la figura del DPO è cambiata, allineandosi alle esigenze delle imprese, all'avvento dei nuovi mezzi tecnologici e alle nuove fonti normative. Ciò nonostante, il Responsabile della Protezione dei Dati riveste ancora un ruolo di protagonista nelle strategie di impresa ed un valore aggiunto al business, potenzialmente anche economico.
