PRIVACY POLICY

2. Finalità del trattamento, base giuridica, periodo di conservazione dei dati e natura del conferimento

Finalità A)

Navigazione sul sito web.

• BASE GIURIDICA: legittimo interesse (art. 6, par. 1 lett. f) e considerando 47 GDPR): il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali, tenuto conto delle ragionevoli aspettative nutrite dall’interessato in base alla sua relazione con il titolare del trattamento. Attività strettamente necessarie al funzionamento del sito e all’erogazione del servizio di navigazione sulla piattaforma.
• PERIODO CONSERVAZIONE DATI: fino alla durata della sessione di navigazione. Si veda Cookies policy.
• NATURA DEL CONFERIMENTO: necessaria al fine di permettere la navigazione del sito web.

Finalità B)

Eventuale compilazione form raccolta dati per contatti (vedi apposita informativa nell’area contatti).

• BASE GIURIDICA: legittimo interesse | richiesta dell’interessato (art. 6, par. 1 lett. f) e considerando 47 GDPR).
• PERIODO CONSERVAZIONE DATI: per il tempo necessario a fornire riscontro alla richiesta e comunque non oltre 1 anno.
• NATURA DEL CONFERIMENTO: il conferimento dei dati è necessario per consentire al titolare di fornire riscontro alle richieste pervenute tramite il form. Il mancato conferimento dei dati contrassegnati con il simbolo* o la dicitura (richiesto), comporterà l’impossibilità di ottenere le informazioni richieste.

Finalità C)

Registrazione per l’iscrizione all’Associazione Data Protection Officer e diffusione di dati identificativi attraverso la pubblicazione del “Registro soci” (vedi apposita informativa nell’area registrazione).

• BASE GIURIDICA: per quanto riguarda l’iscrizione all’Associazione, la base giuridica è costituita dall’adempimento di obblighi contrattuali (art. 6, par. 1 lett. b GDPR). Per quanto riguarda la diffusione di dati identificativi, la base giuridica varia in funzione del tipo di socio: può essere l’obbligo di legge (art. 6, par. 1 lett. c GDPR e LEGGE 14 gennaio 2013, n. 4, art. 4 c. 1 e art. 5 c. 2 lett. b)) che impone all’Associazione di allestire e pubblicare l’elenco degli iscritti Soci Effettivi – Persone Fisiche aggiornato annualmente; oppure il consenso, laddove altre tipologie di soci, quali ad es. gli Educational, desiderassero comparire nell’elenco (“Registro Soci”).

In ogni caso, tutte le categorie di soci, al momento dell’iscrizione, potranno anche liberamente scegliere se conferire, dietro consenso, ulteriori informazioni identificative da inserire in tale elenco (quali, ad es. la provincia di residenza).

• PERIODO CONSERVAZIONE DATI: Durata dell’iscrizione e, dopo la cessazione, 10 anni. Per quanto riguarda la diffusione sul “Registro soci” di dati personali NON di Soci effettivi – persone fisiche e di dati aggiuntivi l’interessato è sempre libero di revocare il consenso prestato.
• NATURA DEL CONFERIMENTO: il conferimento dei dati è facoltativo o necessario a seconda della specifica finalità per la quale il dato viene trattato. Il mancato conferimento dei dati contrassegnati con il simbolo* o dicitura (richiesto), comporterà l’impossibilità di iscriversi. Il conferimento dei dati senza * è facoltativo e non precluderà il completamento della registrazione.

Finalità D)

Compilazione form per invio della propria candidatura per aderire ai gruppi di lavoro / comitato scientifico dell’Associazione Data Protection Officer ASSO DPO (vedi apposita informativa nell’area Richiesta di adesione ai gruppi di lavoro / Comitato Scientifico).

• BASE GIURIDICA: legittimo interesse | richiesta dell’interessato (art. 6, par. 1 lett. f) e considerando 47 GDPR), per la costituzione di gruppi di lavoro / comitato scientifico necessari al perseguimento dei fini dell’associazione stessa, tenuto conto anche della relazione esistente tra l’interessato (associato) e il Titolare del trattamento.
• PERIODO CONSERVAZIONE DATI: in caso di mancata selezione dell’interessato - 12 mesi; in caso di selezione dell’interessato - durata del mandato del gruppo di lavoro/comitato scientifico e dopo la cessazione 10 anni.
• NATURA DEL CONFERIMENTO: il conferimento dei dati contrassegnati con il simbolo* o dicitura (richiesto) è necessario per candidarsi. Il mancato conferimento dei dati, comporterà l’impossibilità di inviare la propria candidatura per aderire ai gruppi di lavoro / comitato scientifico.

Finalità E)

Compilazione form per usufruire dei servizi dello “Sportello del consumatore” (art. 2, comma 4 Legge 4/2013): per ottenere informazioni relative all’attività professionale in generale e agli standard qualitativi richiesti agli iscritti, nonché segnalare eventuali reclami in caso di contenzioso con i singoli professionisti, con impegno dell’associazione professionale per la risoluzione concordata della controversia segnalata dal consumatore (vedi apposita informativa nell’area Sportello per il consumatore).

• BASE GIURIDICA: obbligo di legge (art. 6 par. 1 lett. c) GDPR), l’Associazione deve promuovere forme di garanzia a tutela dell'utente in caso di contenzioso con i singoli professionisti, nonché fornire riscontro in caso di richieste relative all'attività professionale in generale e agli standard qualitativi richiesti agli iscritti (art. 2, comma 4 Legge 4/2013).
• PERIODO CONSERVAZIONE DATI: in caso di semplice richiesta di informazioni relative all’attività professionale in generale e agli standard qualitativi richiesti agli iscritti, per il tempo necessario a fornire riscontro alla richiesta e comunque non oltre 1 anno. In caso di segnalazioni e per la gestione dei casi di contenzioso con i singoli professionisti, per il periodo necessario alla gestione e alla risoluzione della controversia.
• NATURA DEL CONFERIMENTO: il conferimento dei dati è necessario per usufruire dei servizi dello “Sportello del consumatore”. Il mancato conferimento dei dati contrassegnati con il simbolo* o dicitura (richiesto), comporterà l’impossibilità di usufruire dei servizi al presente punto.

Finalità F)

Registrazione ad “Area Riservata” del presente sito per consultazione e download di documenti e informazioni riservate agli associati.

• BASE GIURIDICA: Adempimento obblighi contrattuali derivanti dalla iscrizione all’Associazione (art. 6, par. 1 lett. b) GDPR).
• PERIODO CONSERVAZIONE DATI: durata iscrizione.
• NATURA DEL CONFERIMENTO: il conferimento dei dati è necessario per poter accedere all’Area riservata. In caso di mancato conferimento, non si potrà accedere a tale area del sito.

Finalità G)

Iscrizione agli EVENTI LIVE ASSO DPO in modalità webinar; gestione delle attività amministrativo-contabili inerenti all’evento; utilizzo del contatto mail per informare gli interessati circa l’evento e per inviare comunicazioni correlate al servizio. I trattamenti effettuati per finalità amministrativo-contabili sono quelli connessi allo svolgimento delle attività di natura organizzativa, amministrativa, finanziaria e contabile, a prescindere dalla natura dei dati trattati che, in caso di soggetti già associati sono: nome, cognome, indirizzo mail e n. tessera ASSO DPO; mentre in caso di soggetti non associati sono: nome, cognome, indirizzo mail, dati bancari (per l’incasso del bonifico). Nel contesto dello svolgimento del webinar non verranno raccolte informazioni aggiuntive o ultronee rispetto alle finalità perseguite: lo strumento utilizzato, infatti, non traccia né monitora in alcun modo il comportamento dei partecipanti sulla piattaforma (vedi apposita informativa per gli eventi live ASSO DPO).

• BASE GIURIDICA: adempimento obblighi contrattuali e precontrattuali inerenti all’iscrizione all’evento (art. 6, par. 1 lett. b) GDPR); obbligo di legge (art. 6, par. 1 lett. c GDPR e LEGGE 14 gennaio 2013, n. 4, art. 2 c. 3 “Le associazioni professionali promuovono, anche attraverso specifiche iniziative, la formazione permanente dei propri iscritti […]”).
• PERIODO CONSERVAZIONE DATI: 10 anni o diverso obbligo di legge.
• NATURA DEL CONFERIMENTO: il conferimento dei dati è necessario, in quanto strettamente indispensabile per poter dare esecuzione agli obblighi contrattuali e di legge. In caso di mancato conferimento, non potrà iscriversi e quindi partecipare all’evento.

Finalità H)

Servizio di newsletter. L’associazione, nel perseguire gli scopi fondamentali previsti dallo Statuto, fra cui “promuovere la ricerca e la diffusione delle conoscenze”; “promuovere la valorizzazione del ruolo del DPO e favorirne la crescita professionale”, offre un servizio di newsletter. Tale attività viene condotta tramite le coordinate di posta elettronica fornite direttamente dall'interessato nella fase di iscrizione all’associazione o attraverso la libera compilazione di form presenti sul sito. L’interessato riceverà, tramite questo canale, comunicazioni istituzionali, notizie sull’associazione e, più in generale, avvisi, riguardo, ad esempio, ad eventi quali il Congresso, nuovi webinar, nuovi articoli pubblicati sul sito e sui canali ufficiali della Associazione.

Il Titolare per confrontare ed eventualmente migliorare i risultati delle comunicazioni, utilizza sistemi per invio di newsletter con report. Grazie ai report il Titolare potrà conoscere, a titolo esemplificativo: il numero dei lettori, delle aperture, dei “cliccatori” unici e dei clic; i dispositivi ed i sistemi operativi utilizzati per leggere la comunicazione; il dettaglio delle email inviate, recapitate e non. Tutti questi dati sono utilizzati allo scopo di confrontare, ed eventualmente migliorare, i risultati delle comunicazioni (vedi apposita informativa per l’iscrizione alla newsletter).

• BASE GIURIDICA: il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali. L’interesse legittimo del titolare è quello di perseguire gli scopi istituzionali di informazione perseguiti dall’Associazione (art. 6 par. 1 lett. f GDPR e considerando 47). Come previsto dal Parere 6/2014 del Gruppo di Lavoro Art. 29 – WP29 – sul concetto di interesse legittimo, il Titolare ha condotto un “LIA” (Legitimate Interests Assessment), bilanciando gli interessi delle parti e i diritti in gioco. L’interessato potrà opporsi al legittimo interesse del Titolare del trattamento sia all’atto della adesione alla Associazione, sia successivamente.
• PERIODO CONSERVAZIONE DATI: L’interessato si può opporre al trattamento in maniera agevole e gratuita (utilizzando i sistemi di cancellazione automatica previsti per le sole e-mail, ogni comunicazione conterrà il link per esercitare l’opt-out).
• NATURA DEL CONFERIMENTO: Il conferimento dei dati è facoltativo e in mancanza dello stesso, i suoi dati non saranno trattati per il perseguimento di tale finalità, il diniego del conferimento non pregiudicherà la fruibilità di altri servizi della Associazione.

Finalità I)

Diffusione dei dati personali, inclusa l’immagine (foto/video/audio), per attività promozionali e divulgative volte a pubblicizzare l’attività, i servizi della Associazione. I dati personali potranno essere raccolti in occasione di eventi organizzati da ASSO DPO (es. congressi, seminari, formazione, etc.), anche in modalità webinar o a distanza tramite la registrazione dell’evento. La diffusione avverrà attraverso la pubblicazione di dati personali (incluse le immagini) attraverso diversi strumenti e canali di comunicazione quali magazine, brochure, presentazioni, siti internet, social networks.

• BASE GIURIDICA: consenso (art. 6 par. 1 lett. a GDPR): l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali.
• PERIODO CONSERVAZIONE DATI: fino a sua opposizione (opt-out/revoca del consenso). L’eventuale l’utilizzo di materiale divulgativo cartaceo avverrà fino ad esaurimento delle scorte del materiale prodotto. Alla successiva produzione di materiale divulgativo i dati personali e la sua immagine non verranno più riprodotti.
• NATURA DEL CONFERIMENTO: il conferimento dei dati è facoltativo e in mancanza dello stesso, i suoi dati non saranno trattati per il perseguimento delle finalità indicate in questo punto, il diniego del conferimento non pregiudicherà la fruibilità delle altre finalità e servizi della Associazione.

Finalità L)

Cessione dei dati a terzi (partners e sponsor del Titolare) per finalità di marketing, ossia per ricevere materiale promozionale e comunicazioni commerciali/informative da parte dei soggetti terzi, i quali operano, ad esempio, nei seguenti settori merceologici: compagnie di assicurazione per polizze di responsabilità professionale del Data Protection Officer, enti di certificazione, società di consulenza e formazione, università, software house e, in generale, terzi convenzionati ad ASSO DPO. L’elenco dei predetti terzi e delle convenzioni attive è disponibile al seguente link: https://www.assodpo.it/convenzioni/.

• BASE GIURIDICA: consenso (art. 6 par. 1 lett. a GDPR), l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali.
• PERIODO CONSERVAZIONE DATI: fino a sua opposizione (opt-out/revoca del consenso).
• NATURA DEL CONFERIMENTO: il conferimento dei dati è facoltativo e in mancanza dello stesso, i suoi dati non saranno trattati per il perseguimento di tale finalità, il diniego del conferimento non pregiudicherà la fruibilità delle altre finalità e servizi della Associazione.