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ASSOCIAZIONE ITALIANA DATA PROTECTION OFFICER

REGOLAMENTO ELETTORALE
per l’elezione del Comitato Direttivo dell’Associazione Data Protection Officer

Art. 1 – Indizione delle elezioni 

  1. Entro 30 giorni dalla scadenza delle cariche sociali, il Comitato Direttivo, convoca l’Assemblea per le elezioni alle cariche sociali (di seguito “Assemblea Elettiva”), fissando il giorno, l’ora e il luogo. 

Art. 2 – Commissione Elettorale

  1. Alle varie operazioni presiede una “Commissione Elettorale”.
  2. La Commissione Elettorale è nominata dal Consiglio Direttivo in carica almeno 10 giorni lavorativi antecedenti la data dell’Assemblea Elettiva, ed è composta da tre membri selezionati tra i soci in regola con i pagamenti dovuti all’Associazione all’atto della nomina.
  3. La Commissione non deve essere composta da membri del Comitato Direttivo uscente e/o da candidati alle elezioni.
  4. La Commissione Elettorale è chiamata ad assicurare la corretta applicazione delle norme legali, statutarie e regolamentari concernenti l’elezione delle cariche sociali.
  5. La Commissione Elettorale provvede alla validazione delle liste, sovraintende allo svolgimento delle operazioni di votazione, svolge lo spoglio e scrutinio delle schede, proclama il risultato delle votazioni.
  6. La composizione della Commissione Elettorale deve essere immediatamente ratificata dall’Assemblea convocata per l’elezione del Comitato Direttivo, all’apertura della medesima.

Art. 3 – Designazione dei candidati

  1. La designazione dei candidati eleggibili per il rinnovo delle cariche del Comitato Direttivo è effettuata a mezzo di liste spontanee, sottoscritte – in qualità di proponenti – da almeno venti soci (sono esclusi i componenti appartenenti alla lista o a liste concorrenti) e presentate alla Commissione Elettorale.
  2. Uno stesso candidato non può appartenere a più liste concorrenti. Uno stesso socio non può proporre più liste.

Art. 4 – Soci Elettori

  1. Sono soci elettori tutti i soci maggiorenni, in regola con i pagamenti dovuti all’Associazione prima dell’inizio dell’Assemblea indetta per le elezioni; nel caso siano associati Enti o persone giuridiche, il diritto di elettorato viene esercitato dal Legale Rappresentante o da un Suo delegato.

Art. 5 – Soci Eleggibili

  1. Sono soci eleggibili tutti i soci maggiorenni, in regola con i pagamenti dovuti all’Associazione prima dell’inizio dell’Assemblea indetta per le elezioni.
  2. Per le sue funzioni di organo direttivo dell’Associazione, i membri eleggibili, candidati per il Comitato Direttivo, devono avere una anzianità di iscrizione ininterrotta all’Associazione di almeno tre anni.
  3. I soci eleggibili per il Comitato Direttivo devono godere il pieno esercizio dei diritti civili e devono essere in possesso di diploma di istruzione secondaria superiore
  4. I soci eleggibili per il Comitato Direttivo non devono:
    a. ricoprire la medesima carica sociale in altre Associazioni nell’ambito della medesima materia;
    b. aver riportato sentenze di condanna, anche non passata in giudicato, ovvero sentenza di applicazione della pena su richiesta (il c.d. patteggiamento), in Italia o all’estero, per i delitti richiamati dal d.lgs. n. 231/2001 od altri delitti comunque incidenti sulla moralità professionale;
    c. aver riportato condanna, con sentenza, anche non passata in giudicato, a una pena che importa l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici, ovvero l’interdizione temporanea dagli uffici direttivi delle persone giuridiche e delle imprese.
    d. Essere imputati per reati previsti dal Codice Privacy

Art. 6 – Liste

  1. Le liste, contenenti cognome e nome dei candidati, devono essere presentate almeno 10 giorni lavorativi precedenti l’Assemblea Elettiva all’indirizzo di posta elettronica segreteria@assodpo.it
  2. La Segreteria dell’Associazione inoltrerà le liste ricevute alla Commissione Elettorale che le esaminerà entro e non oltre 4 giorni lavorativi antecedenti l’Assemblea Elettiva, ne verificherà la validità e ne dichiarerà l’ammissibilità.
  3. In caso di inammissibilità dell’intera lista o di uno o più componenti appartenenti alla lista, la Commissione Elettorale tempestivamente comunicherà mezzo e-mail ad uno dei candidati presenti nella lista elettorale non ammessa le motivazioni di inammissibilità.
  4. Ciascuna lista deve contenere i nomi di minimo cinque e massimo nove candidati al Comitato Direttivo.
  5. Il modulo di presentazione della candidatura della lista deve contenere le seguenti dichiarazioni per ogni candidato appartenente alla lista:
    a. l’attestazione di non trovarsi in alcuna situazione d’ineleggibilità o incompatibilità, nonché di possedere tutti i requisiti prescritti dallo statuto per l’elezione alle cariche sociali;
    b. l’accettazione del Codice Etico dell’Associazione;
    c. l’accettazione preventiva dell’incarico, in caso di elezione.
  6. Le liste concorrenti saranno numerate, per l’identificazione, progressivamente. (Lista N. 1, Lista N. 2, ecc.).
  7. I cognomi e i nomi dei candidati sono stampati in una o più schede elettorali. Se vi sono casi di omonimia tra i candidati, devono stamparsi nella scheda, ulteriori dati personali individuati in accordo con gli interessati.
  8. L’eventuale ritiro dalla candidatura può avvenire entro e non oltre 3 giorni lavorativi antecedenti la data dell’Assemblea Elettiva.

Art. 7 – Cause di esclusione

  1. Dalle liste concorrenti, ammesse alle elezioni dalla Commissione elettorale, saranno depennati d’ufficio i nomi di quei candidati che non si trovassero nelle condizioni previste dall’art. 5 del presente Regolamento e che, comunque, risultassero esclusi dall’organico degli iscritti.
  2. I canditati depennati d’ufficio, dovranno essere sostituiti, dai presentatori della lista, nell’eguale numero.

DELEGHE

Art. 8 – Deleghe

  1. Per le elezioni alle cariche sociali, ogni iscritto, in caso di impedimento a partecipare personalmente, può farsi rappresentare, in Assemblea, da un solo altro associato, a mezzo delega, ai sensi dell’art. 15, comma 2 dello Statuto. Alla stessa persona non possono essere conferite più di 3 deleghe.
  2. La delega deve essere conferita per iscritto, su apposito modulo scaricabile dalla sezione dedicata ai Soci del sito internet dell’Associazione, allegando copia fotostatica di un documento di identità del delegante in corso di validità alla data dell’Assemblea Elettiva. Le deleghe devono essere inoltrate mezzo e-mail all’indirizzo segreteria@assodpo.it almeno 4 giorni lavorativi prima dell’inizio dell’Assemblea in prima convocazione.
  3. Le deleghe saranno inoltrate dalla Segreteria dell’Associazione alla Commissione Elettorale, per la convalida, entro 2 giorni lavorativi antecedenti l’Assemblea Elettiva. A votazione avvenuta, le deleghe dovranno essere conservate a cura del Segretario dell’Associazione per tre anni.
  4. Possono ottenere deleghe anche i membri del Comitato Direttivo uscente e i candidati.
  5. L’iscritto votante, in possesso di delega, riceverà la corrispettiva scheda per l’espressione del voto.

VOTAZIONI

Art. 9 – Votazioni

  1. Il Presidente dell’Assemblea, prima di dare inizio alle votazioni, proporrà l’orario di apertura e chiusura dei seggi, e dopo la votazione assembleare, affiderà la conduzione delle operazioni di voto alla Commissione Elettorale.
  2. Per aver diritto al voto il socio elettore deve presentarsi munito di valido documento di identità.
  3. Le schede devono essere costituite da moduli prestampati sui quali devono essere riportati in l’elenco le liste ammesse dalla Commissione Elettorale.
  4. Ogni scheda deve essere autenticata prima della votazione con il timbro dell’Associazione e la firma di un componente della commissione elettorale;
  5. Fac-simile delle schede è affisso nei locali delle votazioni;
  6. Il voto è segreto e viene espresso tracciando una croce in corrispondenza della lista scelta.
  7. L’iscritto può votare per una sola lista.

Art. 10 – Consegna delle schede di votazione

  1. La Commissione Elettorale chiama alla votazione per appello nominale ogni votante, il quale firma per presenza il registro dei votanti, riceve la scheda elettorale, o più schede elettorali in caso di delega, quindi esprime il voto nel luogo predisposto, senza la presenza di alcun’altra persona, e qui esprime la propria preferenza tracciando una croce in corrispondenza della lista scelta e depone la scheda, o le schede in caso di delega, in apposita urna.
  2. È compito della Commissione Elettorale conservare intatta l’urna contenente i voti espressi nel corso dell’Assemblea. A tal fine, la Commissione Elettorale prende gli opportuni provvedimenti affinché l’urna elettorale venga conservata intatta sino all’inserimento delle schede inviate per corrispondenza e allo scrutinio.

Art. 11 – Validità delle elezioni

  1. L’Assemblea elettiva è validamente costituita in prima convocazione con la presenza, diretta o per delega, di almeno la metà degli aventi diritto al voto.
  2. L’Assemblea elettiva è validamente costituita in seconda convocazione quale che sia il numero dei Soci presenti. Quindi le elezioni sono valide qualunque sia il numero dei votanti e il numero delle Liste candidate

Art. 12 – Nullità delle schede

  1. Sono dichiarate nulle le schede che:
    a. Non permettano di interpretare la volontà dell’elettore;
    b. Non abbiano le caratteristiche di cui all’Art. 9;
    c. Portino segni, macchie e scritte o alterazioni che possano comunque renderle riconoscibili;
    d. Riportino un numero di preferenze maggiore di quanto previsto all’Art. 9 del presente regolamento elettorale.

SCRUTINIO

Art. 13 – Operazioni di scrutinio

  1. Allo scadere dell’orario fissato dall’Assemblea per l’espletamento del voto, la Commissione Elettorale dichiara terminate le votazioni e procede con le operazioni di scrutinio delle schede di votazione.
  2. Le operazioni di scrutinio delle schede di votazione hanno luogo nella sede dell’Assemblea subito dopo le operazioni di voto e vengono effettuate dalla Commissione Elettorale pubblicamente. La Commissione Elettorale può disporre che solo la fase di proclamazione avvenga pubblicamente.
  3. All’apertura dell’urna ed allo spoglio delle schede elettorali la Commissione Elettorale verifica che il numero delle schede sia uguale a quello consegnato agli elettori e procede allo scrutinio.
  4. La commissione elettorale legge ad alta voce il numero della lista votata. Ogni voto espresso è riportato subito dopo la lettura in un apposito prospetto di scrutinio, nel quale sono indicati anche i voti nulli, eventuali voti contestati e le schede elettorali risultanti prive dell’espressione di voto.
  5. Le schede scrutinate sono conservate presso la sede dell’Associazione in visione ai soci e agli interessati che ne facciano richiesta motivata.
  6. La Commissione Elettorale redige un verbale completo di tutte le operazioni di voto, comprese le eventuali contestazioni.

Art. 14 – Parità di voti

  1. Qualora due o più liste abbiano ottenuto lo stesso numero di voti, si dovrà procedere a nuove elezioni seduta stante.
  2. Il Comitato Direttivo uscente resterà in carica ad interim fino alla nomina del nuovo Comitato Direttivo.

Art. 15 – Proclamazione dei risultati

  1. Al termine dello scrutinio la Commissione Elettorale proclama il risultato della votazione.
  2. I risultati delle votazioni saranno comunicati tempestivamente a tutti gli iscritti, attraverso l’indirizzo di posta elettronica di iscrizione e/o il sito Internet dell’Associazione.

Art. 16 – Ricorso

  1. Qualsiasi contestazione in materia elettorale va presentata seduta stante alla Commissione Elettorale e risolta entro la chiusura dell’Assemblea Elettiva dalla Commissione Elettorale a maggioranza dei suoi componenti.
  2. Nel caso di accoglimento del ricorso, si procederà a una nuova elezione del Comitato Direttivo.

Art. 17 – Approvazione e Modificazioni del presente regolamento

  1. L’approvazione del presente regolamento e le sue modifiche o integrazioni sono di competenza del Comitato Direttivo in carica.
  2. Il presente regolamento non può essere disatteso occasionalmente, nemmeno a seguito di apposita deliberazione assembleare.

Art. 18 – Pubblicità del regolamento

  1. Il presente regolamento è pubblicato sul sito web dell’Associazione nella sezione riservata ai soci.
  2. Del presente regolamento si deve fare menzione in ogni avviso di convocazione di assemblea elettiva del comitato direttivo.

Art. 19 – Passaggio delle consegne

  1. Come previsto dal comma 1 dell’Art. 17 dello Statuto il Comitato Direttivo eletto nomina tra i propri membri: il Presidente, il o i Vice-Presidenti, il Segretario Generale, il Tesoriere, il Coordinatore del Comitato Scientifico, il Coordinatore Tecnologie & Web, uno o più Referente per i Soci.
  2. Il passaggio delle consegne dal Comitato Direttivo uscente al Consiglio Direttivo eletto avrà luogo, su invito del Presidente eletto, entro trenta giorni dalla data delle elezioni.

Art. 20 – Disposizioni Finali

  1. Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento si rinvia allo Statuto dell’Associazione.

Il presente regolamento è stato redatto ed approvato dal Consiglio Direttivo in carica in base ai poteri allo stesso conferito dallo Statuto.

Milano, 04 marzo 2019

 
ASSO DPO