REGOLAMENTO INTERNO PER DELEGATI E REFERENTI TERRITORIALI

PREMESSA

L’Associazione dei Data Protection Officer (ASSO DPO) nell’ottica di espandere la propria presenza su tutto il territorio nazionale, con delibera del Comitato Direttivo del 18 ottobre 2017 ha istituito le figure del Delegato Regionale e del Referente Provinciale; il citato atto è stato modificato con delibera del Comitato Direttivo del 21 maggio 2024 che implementa il regolamento interno per Delegati e Referenti territoriali.

Art. 1 – Nomina del Delegato Regionale o Referente Provinciale
Il Comitato Direttivo definisce le Aree Territoriali per le quali è necessario provvedere alla nomina di un Delegato Regionale o di un Referente Provinciale.

1. Il Delegato Regionale o il Referente Provinciale è un socio effettivo.
2. È nominato con delibera del Comitato Direttivo a maggioranza semplice, previa valutazione della richiesta che deve pervenire via e-mail all’attenzione del Presidente.
3. Per la deliberazione della nomina, il socio effettivo può essere invitato a partecipare a una seduta del Comitato Direttivo.
4. Le domande per le quali non sono state realizzate valutazioni nell’arco di 30 (trenta) giorni dalla data di invio si intendono non accolte.
5. Le domande per le stesse posizioni saranno valutate sulla base dell’ordine di ricezione e analisi del profilo.

Art. 2 – Delegato Regionale
Il Delegato Regionale è il punto di riferimento associativo sul territorio regionale. In stretto accordo con il Comitato Direttivo egli promuove, eventualmente con il supporto del Referente territoriale a livello locale, le attività finalizzate al raggiungimento degli scopi dell’Associazione, stringe rapporti con istituzioni e realtà locali, avvia nuove partnership portando concretamente nel proprio contesto geografico di riferimento l’azione di ASSO DPO.
Questo maggiore impegno è ricompensato da una forte visibilità e riconoscibilità e dalla possibilità di legare più strettamente il nome della propria figura a quello di ASSO DPO, che nell’ambito della protezione dei dati personali è punto di riferimento per Aziende e Professionisti, oltre a essere sinonimo di profonda conoscenza della materia.

Art. 3 – Requisiti del Delegato Regionale
Può essere nominato Delegato Regionale il SOCIO EFFETTIVO il quale:

1. condivida pienamente il Codice Etico;
2. abbia reale intenzione di profondere un impegno maggiore per la crescita di ASSO DPO;
3. sia in grado di garantire una sede decorosa e indipendente per il riferimento in sede regionale dell’Associazione nel luogo in cui si sia candidato a essere nominato Delegato Regionale, senza gravare economicamente sull’Associazione stessa;
4. sia iscritto in un albo professionale, ovvero al Registro Professionale di ASSO DPO (L. 4/2013), oppure abbia conseguito una o più certificazioni o qualificazioni in materia di protezione dei dati personali;
5. non sia candidato a rappresentare altre Sedi territoriali di ASSO DPO o altre Associazioni nazionali in materia di protezione dei dati personali, salvo espresse deroghe accordate dal Comitato Direttivo, in considerazione di richieste di apertura in territori limitrofi e sprovvisti di una Sede territoriale. Il Delegato Regionale rimane in carica 1 (uno) anno.
6. presenti all’interno della propria struttura almeno un iscritto agli elenchi di ASSO DPO.

Il rinnovo della carica è automatico di anno in anno, salvo l’intervento di una o più cause di decadenza ai sensi dell’art. 8 del presente Regolamento. L’assunzione e l’espletamento delle funzioni connesse alla nomina di Delegato Regionale sono gratuiti.

Art. 4 – Funzioni e impegni del Delegato Regionale
Le principali attività e funzioni del Delegato Regionale sono:

1. promuovere sul territorio regionale tutte le attività finalizzate al raggiungimento degli scopi dell’Associazione come descritti nel vigente Statuto;
2. informare sugli scopi e sugli eventi promossi con il patrocinio dell’Associazione sul territorio regionale;
3. attuare il programma di attività sul territorio regionale elaborando un programma che tenga anche conto delle specifiche caratteristiche e peculiarità del territorio stesso. Il programma deve essere predisposto in collaborazione con gli eventuali Referenti provinciali presenti sul territorio e condiviso ed approvato dal Comitato Direttivo. Il piano deve essere presentato entro il xx di ogni anno e deve essere in linea con gli obiettivi associativi condivisi. Possono poi essere previste modifiche ed integrazioni durante l’anno di riferimento;
4. promuovere e coordinare i rapporti tra le istituzioni e realtà locali e gli organi nazionali dell’Associazione secondo le indicazioni ricevute dal Comitato Direttivo;
5. indirizzare e coordinare l’attività della Sede territoriale di cui si è delegati in conformità con le direttive formulate dal Comitato Direttivo;
6. aggiornare il Comitato Direttivo, con cadenza almeno semestrale, relativamente all’attività di indirizzo e coordinamento della Sede territoriale di cui si è delegati;
7. organizzare almeno due eventi a carattere regionale all’anno con il patrocinio morale dell’Associazione. Sono da considerarsi come eventi associativi anche gli eventi organizzati dal Delegato Regionale con proprio marchio, a condizione che la partecipazione sia gratuita o che lo sia per gli associati di ASSO DPO. Sono considerati, altresì, come eventi associativi gli eventi organizzati on-line e gli eventi organizzati in sinergia con Istituzioni pubbliche, Associazioni di categoria o delle Parti Sociali o, ancora, di tutela dei consumatori;
8. fungere da supporto dei referenti provinciali con i quali deve coordinarsi;
9. partecipare al Congresso annuale dell’Associazione.

Le attività istituzionali della Sede territoriale sono approvate dal Comitato Direttivo.
Il Delegato Regionale si impegna a svolgere opera di affiliazione sul territorio locale e nazionale di nuovi iscritti che abbiano i requisiti per divenire associati ASSO DPO, secondo quanto descritto dal vigente Statuto.
Il Delegato Regionale deve garantire conoscenza della materia e imparzialità di approccio nel rapportarsi all’esterno.

Art. 5 – Referente Provinciale
In territori valutati strategici dal Comitato Direttivo di ASSO DPO, può essere individuato un Referente Provinciale, che sviluppi le attività associative pur in assenza di un presidio strutturato e sia punto di riferimento professionale sul territorio.
Il Referente Provinciale dipende gerarchicamente dal Delegato Regionale , con il quale si confronta per le iniziative sul territorio sentito il parere del Comitato Direttivo. Nel caso non sia individuato un Delegato Regionale, il Referente Provinciale dipende dal Comitato Direttivo, con il quale si confronta.
Le principali attività e funzioni del Referente Provinciale sono:

1. promuovere sul territorio locale tutte le attività finalizzate al raggiungimento degli scopi dell’Associazione come descritti nel vigente Statuto;
2. informare sugli scopi e sugli eventi promossi dall’Associazione sul territorio locale;
3. promuovere e coordinare i rapporti tra le istituzioni e realtà locali e gli organi nazionali dell’Associazione secondo le indicazioni ricevute dal Delegato Regionale sentito il Comitato Direttivo; nel caso non sia individuato un Delegato Regionale le indicazioni vengono fornite dal Comitato Direttivo;
4. supportare la predisposizione e la realizzazione del programma annuale presentato dal Delegato Regionale;
5. indirizzare la propria attività in conformità con le direttive formulate dal Comitato Direttivo e sulla base degli accordi di collaborazione con il Delegato Regionale qualora presente nello stesso territorio di riferimento;
6. organizzare almeno due eventi a carattere provinciale all’anno con il patrocinio morale dell’Associazione. Sono da considerarsi come eventi associativi anche gli eventi organizzati dal Referente Provinciale con proprio marchio, a condizione che la partecipazione sia gratuita o che lo sia per gli associati di ASSO DPO. Sono considerati altresì come eventi associativi gli eventi organizzati on-line e gli eventi organizzati in sinergia con Istituzioni pubbliche, Associazioni di categoria o delle Parti Sociali, o, ancora, di tutela dei consumatori;
7. aggiornare il Delegato Regionale (ove presente) e la Segreteria, con cadenza almeno semestrale, relativamente all’attività svolta in qualità di Referente Provinciale;
8. partecipare al Congresso annuale dell’Associazione.

Le attività istituzionali del Referente provinciale sono approvate dal Delegato Regionale sentito il Comitato Direttivo. Nel caso non sia individuato un Delegato Regionale, l’approvazione delle attività istituzionali del il Referente Provinciale spetta al Comitato Direttivo.
Il Referente Provinciale ha nei propri compiti l’opera di affiliazione sul territorio locale di nuovi iscritti che abbiano i requisiti per divenire associati ASSO DPO, secondo quanto descritto dal vigente Statuto.

Art. 6 – Requisiti del Referente Provinciale
Può essere nominato Referente Provinciale il SOCIO EFFETTIVO il quale:

1. sia iscritto in un albo professionale, ovvero al Registro Professionale di ASSO DPO (L. 4/2013), oppure abbia conseguito una o più certificazioni o qualificazioni in materia di protezione dei dati personali;
2. non sia candidato a rappresentare altre Sedi territoriali di ASSO DPO o altre Associazioni in materia di protezione dei dati personali, salvo espresse deroghe accordate dal Comitato Direttivo, in considerazione di richieste di apertura in territori limitrofi e sprovvisti di una Sede territoriale

Il Referente Provinciale deve garantire piena conoscenza della materia e imparzialità di approccio nel rapportarsi all’esterno.
Si intendono richiamati, in quanto compatibili, i motivi di decadenza di cui all’art. 8 del presente Regolamento.

Il Referente Provinciale rimane in carica 1 anno (uno), con possibilità̀ di essere rinnovato nella sua carica annualmente.
Il rinnovo della carica è automatico di anno in anno, salvo l’intervento di una o più cause di decadenza ai sensi dell’art. 8 del presente Regolamento.
L’assunzione e l’espletamento delle funzioni connesse alla nomina di Referente Provinciale sono gratuiti.

Art. 7 – Eventi sul territorio o digitali e patrocinio
Nell’organizzazione degli eventi sul territorio il Delegato Regionale e il Referente Provinciale dovranno:

1. coinvolgere tutti i possibili interessati e, altresì le istituzioni e le aziende che si configurino come partner per l’evento in questione;
2. prevedere un momento dedicato alla presentazione di ASSO DPO;
3. sottoporre il programma dell’evento illustrandone i contenuti al Comitato Direttivo prevedendo fra i relatori almeno un componente del Comitato Direttivo o del Comitato Scientifico;
4. per gli eventi organizzati a marchio ASSO DPO per la cui partecipazione è prevista l’iscrizione su moduli/portali e qualsivoglia strumento dell’Associazione, non effettuare attività di trattamento dati connessi al marketing delle proprie attività professionali senza aver ricevuto specifico ed autonomo consenso degli interessati. In tali circostanze il Delegato o il Referente opererebbe in modo del tutto autonoma rispetto agli scopi associativi e, di conseguenza, quali autonomi titolari del trattamento dei dati degli iscritti.

L’associazione non fornisce elenchi e/o contatti degli Associati per azioni di promozione di attività del Delegato Regionale e del Referente Provinciale.

In relazione ad eventi con il patrocinio di ASSO DPO, (quindi organizzati non in modo diretto dall’Associazione), l’Associazione comunicherà alla platea degli associati anche tramite canali social e sito internet le iniziative per cui il patrocinio è stato concesso. Il rilascio del patrocinio è gratuito qualora non comporti attività di segreteria, supporto amministrativo e gestionale, supporto tecnico e di grafica e, più in generale, attività che vanno oltre la concessione dello stesso patrocinio. Nei casi in cui siano necessarie attività ulteriori rispetto alla concessione del mero patrocinio, saranno richiesti eventuali contributi per la copertura dei costi sostenuti dall’Associazione.

In relazione agli eventi, ferma restando la preventiva condivisione con il Comitato Direttivo e l’approvazione del Direttivo stesso, possono essere inseriti loghi di terze parti alle seguenti condizioni:

• siano Associazioni/istituzioni/enti con cui si realizzano le azioni in sinergia;
• siano soggetti che hanno effettivamente contribuito all’organizzazione e realizzazione dell’evento tramite azioni concrete. A titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, può essere valutato l’inserimento del logo di soggetti che forniscono docenza gratuita;
• siano soggetti che hanno sponsorizzato l’evento tramite contributi economici o in natura.

Art. 8 – Utilizzo logo ASSO DPO

Al Delegato Regionale e al Referente Provinciale viene concesso di inserire sulla propria comunicazione stampata (p.e. carta da lettera; biglietti da visita; ecc.) e nel proprio sito aziendale, il Logo ASSO DPO accompagnato dalla dicitura Delegato Regionale avente le caratteristiche descritte nel Regolamento dell’Associazione relativamente all’uso del marchio.

L’uso del Logo dell’Associazione deve essere conforme a quanto regolamentato per l’utilizzo del marchio pubblicato nel sito di ASSO DPO.
La pubblicazione del Logo di ASSO DPO nel sito deve essere accompagnata da una breve presentazione dell’Associazione stessa.
Ove il mezzo di comunicazione utilizzato lo consenta, al Logo deve essere associato un collegamento ipertestuale al sito istituzionale dell’Associazione.

Il Logo di Delegato Regionale è inviato dalla Segreteria associativa e l’uso da parte del Delegato Regionale è condizionato al mantenimento di tale qualifica.
Qualora il Delegato Regionale o il Referente Provinciale operi anche all’interno di un soggetto giuridico, il Logo potrà essere utilizzato anche nelle comunicazioni dello stesso facendo preciso riferimento al nominativo del Delegato Regionale o Referente Provinciale.

Art. 9 – Motivi di decadenza dalla carica di Delegato Regionale o di Referente Provinciale

Il Delegato Regionale o il Referente Provinciale decadono dalla nomina per delibera motivata del Comitato Direttivo nei casi di:

1. perdita di uno dei requisiti di cui agli articoli 3 e/o 6 del presente regolamento;
2. condotte lesive dell’immagine dell’Associazione;
3. mancato perseguimento delle finalità dell’Associazione per almeno 12 mesi (inattività nel ruolo di Delegato Regionale o di Referente Provinciale), salvo ulteriore conferimento di fiducia da parte del Comitato Direttivo;
4. mancata organizzazione, senza giustificato motivo, degli eventi ASSO DPO sul territorio nel periodo di validità della propria funzione;
5. recesso;
6. inosservanza dello Statuto vigente e del presente Regolamento;
7. rappresentanza di altre Associazioni nazionali in ambito protezione dei dati personali;
8. mancata comunicazione al Comitato Direttivo di eventi organizzati nel territorio regionale/provinciale;
9. mancata partecipazione al Congresso annuale dell’Associazione in assenza di un giustificato motivo;
10. reiterato ritardo o mancato pagamento della quota associativa annuale.

Art. 10 – Entrata in vigore e revisione
Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla sua approvazione da parte del Comitato Direttivo, con conseguente pubblicazione all’interno del sito istituzionale della Associazione.
Ogni revisione o modifica del presente regolamento è soggetta alla approvazione del Comitato Direttivo.