Verifiche Green Pass: modalità operative nella Pubblica Amministrazione

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In esito alla pubblicazione del DPCM del 12 ottobre 2021 e del Decreto Legge 21 settembre 2021 n.127, sono state definite le attività di verifica dei Green Pass. Facciamo un focus sulla Pubblica Amministrazione.


Le verifiche nella Pubblica Amministrazione

In esito alla pubblicazione del DPCM del 12 ottobre 2021 e del Decreto Legge 21 settembre 2021 n.127, sono state definite le attività di verifica dei Green Pass dei lavoratori.

Di seguito riportiamo le principali modalità di controllo della certificazione verde Green Pass nella Pubblica Amministrazione.

Focus #1

I controlli dovranno essere svolti direttamente dal datore di lavoro, o da soggetti esterni appositamente incaricati.

Focus #2

I controlli potranno essere effettuati anche a campione all’interno dei luoghi di lavoro, prevedendo prioritariamente, tuttavia, ove possibile, che tali controlli siano effettuati al momento dell’accesso ai luoghi di lavoro. 

Da un punto di vista di automazione dei controlli all’ingresso, salva sempre la possibilità di effettuare i controlli tramite l’App Verifica C-19, si segnala che sarà possibile l’integrazione del sistema di lettura e verifica del QR code del certificato verde nei sistemi di controllo agli accessi fisici, inclusi quelli di rilevazione delle presenze, o della temperatura. 

In caso di controlli esclusivamente automatici, gli uffici competenti a rilevare le presenze del personale verificheranno le assenze non dovute ad altro motivo legittimo (permessi, ferie, etc.) e provvederanno a comunicare all’interessato, anche tramite e-mail, l’assenza ingiustificata rilevata per poi procedere all’applicazione della disciplina ordinaria prevista per tale ipotesi. 

Laddove l’accertamento non avvenga al momento dell’accesso al luogo di lavoro, sarà necessario che il datore di lavoro disponga che ciascun dirigente responsabile di dipartimento/ufficio/servizio proceda, con cadenza giornaliera, a verificare il possesso del Green Pass del proprio personale in misura percentuale non inferiore al 20% di quello presente in servizio, in maniera omogena con un criterio di rotazione su tutto il personale dipendente e, prioritariamente, nella fascia antimeridiana della giornata lavorativa, tenendo presente che il Green Pass deve essere valido nel momento in cui il lavoratore effettua il primo accesso quotidiano alla sede di servizio e può scadere durante l’orario di lavoro, senza la necessità di allontanamento del suo possessore

Focus #3

Per gli enti pubblici aderenti alla Piattaforma NoiPA, realizzata dal Ministero dell'economia e delle finanze, sarà possibile verificare i Green Pass tramite l’interazione asincrona tra la stessa e la Piattaforma nazionale-DGC.

Focus #4

Per i datori di lavoro con più di 50 dipendenti non aderenti a NoiPA, il controllo potrà essere effettuato mediante l’interazione asincrona tra il Portale istituzionale INPS e la Piattaforma nazionale-DGC.

Focus #5

Per le PA con almeno 1.000 dipendenti, anche con uffici di servizio dislocati in più sedi fisiche, invece, sarà possibile procedere ai controlli mediante una interoperabilità applicativa, in modalità asincrona, tra i sistemi operativi di gestione del personale e la Piattaforma nazionale-DGC.

Come si svolgono i controlli

Fermo il fatto che ciascuna PA organizzerà i controlli nell’ambito della propria autonomia organizzativa, anche prevedendo modalità miste di controllo, è auspicabile che le stesse implementino modalità di accertamento che non determinino ritardi o code, anche mediante la previsione dell’allargamento della fascia oraria di entrata ed uscita dei dipendenti, in accordo con l’implementazione da parte dei Comuni dei PSCL (Piani degli Spostamenti Casa Lavoro) che identifichino e promuovano azioni di miglioramento complessivo dell’offerta di mobilità sul territorio di riferimento. 

Si noti che, in base al DPCM del 12 ottobre, è ribadito il fatto che, in osservanza della disciplina sul trattamento dei dati personali non è comunque consentita la raccolta dei dati dell’intestatario in qualunque forma

Tale divieto assoluto di trattamento dei dati di Green Pass meriterebbe un’analisi più approfondita, proprio alla luce della normativa in materia di protezione dei dati personali; tuttavia, alla luce del tenore letterale, è necessario prendere atto che la disposizione non lascia spazio a diverse interpretazioni. 

Ad ogni buon conto, per consentire almeno un minimo di flessibilità, si tenga presente il fatto che, senza alcuna specificazione delle modalità, le nuove norme prevedono che in caso di richiesta da parte del datore di lavoro derivante da specifiche esigenze organizzative volte a garantire l’efficace programmazione del lavoro, i lavoratori sono tenuti a rendere le comunicazioni inerenti il mancato possesso del Green Pass  con un preavviso necessario a soddisfare le predette esigenze organizzative.

Qualora, in dipendenza di tali comunicazioni anticipate, si dovesse rilevare una interruzione di servizio essenziale, il Sindaco o il datore di lavoro potranno attivare in via d’urgenza convenzioni tra enti senza particolari formalità, oppure misure di riorganizzazione interna quali la mobilità tra uffici o aree diverse al fine di fronteggiare l’eventuale impossibilità di poter impiegare personale sprovvisto di Green Pass.

In secondo luogo, le norme in esame stabiliscono che dovranno essere verificati i Green Pass di tutti coloro che accedono alla PA con l’unica eccezione degli utenti che si recano presso la PA per fruire dei servizi della PA stessa. 

Pertanto, per accedere ai luoghi, oltre a quelli dei dipendenti (ai quali non sarà consentito il lavoro agile al fine di sfuggire alla normativa) dovranno essere controllati anche i certificati dei dipendenti delle imprese di manutenzione, il personale addetto al rifornimento dei distributori automatici, i consulenti e i collaboratori, i prestatori ed i frequentatori di corsi di formazione, i corrieri, le autorità politiche o i componenti delle giunte e delle assemblee delle autonomie locali, nonché i visitatori che accedono per lo svolgimento di una riunione o di un incontro, congresso o altro evento. 

Sono esclusi dall’obbligo di possedere il Green Pass soltanto i soggetti esclusi dalla campagna vaccinale sulla base di idonea certificazione medica (nel caso in cui siano lavoratori dipendenti, nelle more della predisposizione dell’apposito QR Code, tale certificazione dovrà essere comunicata dal lavoratore al medico competente e da questi agli incaricati dell’ufficio del personale affinché sia disposto l’esonero dalla verifica del possesso del Green Pass).

È sempre possibile per i soggetti passibili di controllo, nelle more del rilascio e/o dell’eventuale aggiornamento dei certificati, esibire documenti cartacei o informatici rilasciati dalle strutture sanitarie pubbliche e private che attestino una delle condizioni di validità del Green Pass.

In terzo luogo, le nuove norme precisano che per datore di lavoro deve intendersi il dirigente apicale di ciascuna PA o soggetto equivalente, a seconda del relativo ordinamento (per esempio: segretario generale di un ministero o segretario comunale). Il dirigente apicale potrà sia impartire direttamente le modalità attuative delle attività di controllo che delegare la funzione, purché con atto scritto, a specifico personale, preferibilmente con qualifica dirigenziale.

Infine, le norme prevedono che mentre il mancato accesso al luogo di lavoro è considerato assenza ingiustificata che comporta la sospensione di qualunque forma retributiva per la giornata di riferimento, ma senza conseguenze disciplinari, l’accesso al luogo di lavoro senza il Green Pass (o l’esenzione) comporta sia conseguenze di ordine disciplinare (applicate per il tramite del dirigente ordinariamente competente), che l’obbligo per gli uffici individuati dal datore di lavoro di comunicare la violazione al prefetto per l’irrogazione della sanzione amministrativa. 

Tale quadro sanzionatorio non esclude la responsabilità penale per i casi di alterazione o falsificazione del Green Pass o dell’utilizzo di certificati altrui. Il lavoratore sprovvisto di Green Pass non potrà accedere ai luoghi di lavoro e, se già entrato, dovrà esserne immediatamente allontanato.

Le aziende potranno a loro volta essere controllate dagli ispettori del lavoro e dalle aziende sanitarie locali, dei quali si avvalgono i prefetti.

Focus sugli adempimenti privacy e data protection della verifica Green Pass

Chiarito quanto sopra, da un punto di vista degli adempimenti privacy devono essere previsti, in linea di massima:

  1. La predisposizione di un’apposita procedura di verifica del possesso del Green Pass con la descrizione delle relative fasi, con particolare riferimento alle modalità di redazione di verbale di accertamento o di comunicazione della dichiarazione di mancato possesso del Green Pass cui seguirà dichiarazione di assenza ingiustificata;
  2. La descrizione della procedura di adozione dei provvedimenti di sospensione in capo ai lavoratori della retribuzione e di altro compenso od emolumento comunque denominati per effetto della accertata assenza ingiustificata del Green Pass e della trasmissione dell’avvenuto accertamento e contestazione delle violazioni al prefetto ai fini della irrogazione delle sanzioni amministrative;
  3. L’individuazione del personale addetto alle attività di verifica del possesso del Green Pass (o dell’esenzione) appositamente nominato con specifico atto del dirigente apicale o di altro soggetto a ciò deputato per iscritto dal dirigente apicale;
  4. La designazione del personale addetto alle attività di verifica quale personale autorizzato al trattamento dei dati personali inerenti dette attività;
  5. L’aggiornamento del registro dei trattamenti dei dati personali;
  6. La predisposizione e la comunicazione di apposita informativa sul trattamento dei dati personali derivanti dal controllo dei Green Pass (e delle esenzioni).
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